Управление персоналом. Организация собраний - семь смертных грехов

Последняя вещь, которой хотят организаторы собраний, – это чтобы участники сидели перед своими мониторами или в комнате совещаний, гадая, чему, собственно, это собрание посвящено, почему их пригласили в нем поучаствовать и что же они, в конце концов получат. Если у совещания нет четко установленной цели и прописанного графика, можно быть уверенным, что участники будут играть на своих смартфонах или слушать, как кто-то печатает на клавиатуре в соседней комнате.

В организации собраний есть семь смертных грехов, которые нужно избегать каждому, кто не хочет тратить свое и чужое время:

1. Собрания, которые превращаются в бессмысленный ритуал. В компаниях часто практикуются встречи просто потому, что прошел месяц, неделя или квартал с последнего собрания. Такие собрания, продиктованные привычкой, а не необходимостью, чаще всего скучны, и их участники воспринимают такие совещания просто как нужную и бесполезную необходимость, которую нужно просто пересидеть.

Подсказка: стоит пересмотреть свои привычки и привычки, которые были привиты своей компании. Не стоит устраивать собрания, если нет твердой необходимости для их проведения, которую невозможно сформулировать. Причем сформулировать эту причину и известить о ней остальных участников собрания загодя – это прямая обязанность руководителя.

2. Собрания, которые, по сути, являются монологами. Люди часто пропускают монотонные лекции или нудные презентации. Эксперты отмечают, что монолог – это самый неэффективный способ обучения, информирования или мотивации слушателей.

Подсказка: необходимо поощрять свою команду говорить, высказывать свои идеи, делиться ими и комментировать их. Например, создавая презентацию в PowerPoint, стоит постараться сделать ее максимально интересной и свести цифры и текст к минимуму. В конце концов, это визуальная информация.

3. Собрания, на которых нет твердого лидера. В сегодняшних виртуальных комнатах собраний время зачастую тратиться на то, чтобы дождаться опаздывающих участников и после дать им разобраться, что они пропустили и о чем идет речь. Это настоящее наказание для людей, которые присоединились к собранию вовремя. Сотрудники после этого находятся в состоянии легкого стресса в продолжение всего остатка рабочего дня.

Подсказка. Нужно выбрать лидера, который организует структуру собрания так, чтобы опаздывающие не мешали тем, кто присоединился к собранию вовремя. Конечно, это не значит, что опаздывающие должны быть брошены на произвол судьбы, но и позволять им мешать тем, кто присутствует с самого начала – это тоже не выход.

4. Собрания, большая часть которых – занудная и ненужная никому информация. На многих общих собраниях практикуются выступления менеджеров отделов, которые озвучивают цифры и факты, совершенно ненужные представителям других отделов. После таких совещаний единственное, что откладывается в головах участников – это вопрос: «Зачем мне это?».

Подсказка. Если нужно озвучить какие-то данные, которые не нужны всему коллективу, нужно делать это кратко и обязательно объяснять, как именно озвученные данные будут важны для работы всего коллектива.

5. Собрания, которые отнимают самое продуктивное время. Многие компании устраивают собрания утром, в то время, которое считается самым важным и продуктивным в работе офиса.

Подсказка. Следует выяснить, какое время в компании оказывается наиболее непродуктивным, и использовать его на проведение совещаний.

6. Собрания, которые проводятся в пустой комнате. Чаще всего это происходит именно так: зал для совещаний представляет собой комнату, меблированную по самому минимуму, так что всем участникам не остается ничего иного, как смотреть на выступающего, или рассматривать пустые стены, или покачиваться на стуле, или рисовать бессмысленные фигуры на листе бумаги. Такая обстановка не слишком стимулирует креатив и рождение новых идей и предложений.

Подсказка. Можно попробовать провести собрание в необычном месте, хотя бы на лавках возле офиса или во время прогулки по близлежащему парку. Такие простые изменения могут привести к серьезным результатам, особенно если речь идёт о новых идеях.

7. Собрания, которые слишком формальны. Очень мало представителей начальства или высшего менеджмента обладают чувством юмора. Как результат, комната заседаний превращается в сборище унылых, скучных сотрудников.

Подсказка. Стоит сделать перерыв в собрании и наполнить его музыкой, видео, юмористическими скетчами или другими развлекательными элементами. Это даст отдых сотрудникам, расслабит их и создаст им хорошее настроение.