Как передать сложную информацию на работе?

Как передать сложную информацию во время разговора с сотрудником? Правильное общение в компании - это не только эффективный обмен информацией, коммуникативность, сотрудничество или умение хорошо слушать. Часто приходится доставлять трудные сообщения, которые могут быть плохо приняты. Это задача, которая обязательно требует подготовки. Как передать сложную информацию? Как поговорить с сотрудником? Что на самом деле означает сложная информация?

Сложная информация - что это?
Прежде чем мы ответим на вопрос о том, как передавать сложную информацию в компании, стоит обрисовать в общих чертах, что она действительно может сделать. Это, конечно, очень вариативное сообщение, и это может быть разное сообщение для каждой компании, но оно касается сообщений, которые могут вызвать у другой стороны чувство дискомфорта, разочарования, разочарования, огорчения или стыда. Очевидно, что цель собеседника - постараться сделать так, чтобы этого не было, и передать информацию максимально мягко.

Таким образом, сложной информацией может быть уведомление об увольнении, отмене отпуска, выходных, отсутствие бонуса или даже факт того, что сотрудник одет ненадлежащим образом или плохо пахнет.

Как убедить сотрудника в свою компанию?
Практически каждый руководитель или сотрудник должен знать, как предоставлять сложную информацию, что, кстати, не редкость. Они случаются в каждой компании, к тому же о них обычно приходится говорить очень быстро, поэтому всегда стоит быть готовыми к подобным событиям и знать, как себя вести. Благодаря оперативной передаче информации мы завоюем необходимое доверие среди коллег. Будет намного меньше негативных эмоций, портящих атмосферу рабочего места, что скажется на работе всей компании.

Поэтому важно знать, как передавать сложную информацию, чтобы справиться с этой задачей. Конечно, это не всегда легко, и не всегда получается, но чем лучше мы подготовлены, тем меньше остается места для ненужного стресса или нервозности.

Как передать сложную информацию?
Как передать сложную информацию? Как вы разговариваете с коллегами, чтобы они не чувствовали себя атакованными?

Подготовьтесь, но не слишком подробно
Вам нужно знать, что вы хотите сказать, поэтому подготовьтесь к собеседованию, чтобы ничего не забыть. Запишите все, что вы хотите передать, на листе бумаги в подразделах. Однако не придумывайте для себя всю речь, не читайте ее так, как если бы вы хотите ее запомнить. В такой ситуации может случиться так, что как только вы забудете отрывок текста, вы не будете знать, что делать дальше.

В заметках нет ничего плохого - наоборот, они могут быть очень полезными, но тщательно написанная речь может принести больше вреда, чем пользы.

расслабляйтесь
Не только сотрудник нервничает по поводу разговора с руководителем. Если нам сложно передать информацию, мы также можем испытать парализующий стресс. Ничего хорошего из такого состояния не выходит, мы не можем сосредоточиться, действуем хаотично. Поэтому перед собеседованием стоит хорошенько расслабиться.

Если мы знаем об этом заранее, давайте постараемся выспаться, съедим здоровый завтрак и избежим обезвоживания. Мы также можем прогуляться перед работой или послушать расслабляющую музыку. С другой стороны, если разговор срочен, постарайтесь глубоко дышать, сосредоточьтесь только на дыхании или прогуляйтесь по офису или зданию, если можете.

Говори четче
Если вы не четко говорите, это может привести к разного рода неприятностям. Помимо того, что сотрудник может не понимать, чего вы на самом деле от него ждете, также может возникнуть ненужное напряжение и даже конфликт. Поэтому доставляйте сообщение прямо с моста, дополнительно убедитесь, что собеседник все правильно понял.

Проявить понимание
Покажите сотруднику, что вы его понимаете. Дайте ему почувствовать, что вы не даете ему механически сложную информацию, а пытаетесь поставить его на место и принять его точку зрения. Благодаря этому вам будет проще общаться и разговаривать без негативных эмоций.

Признайте ошибку, если она на вашей стороне
Может случиться так, что сложная информация является результатом ошибки руководителя, который, например, не предоставил руководящие принципы достаточно раньше, которые сегодня являются источником разговора. Ключ - взять на себя полную ответственность за случившееся и признать свою неправоту. Обвинение других не принесет никакой пользы.

Не извиняйся слишком сильно
Стоит проявить чуткость, но нельзя переоценить или извиниться перед собеседником. Бывают моменты, когда нам нужно передать сообщение, которое нелегко, но каждое предложение начинать со слов: «Мне действительно очень глупо говорить это, извините, но я бы предпочел не говорить об этом» вообще не пойдет в нашу пользу. Мы должны быть твердыми в своих действиях.

Предложите решение
Не оставляйте сотрудника наедине со сложной информацией. Постарайтесь предоставить ему выход из ситуации, помогите. Например, если вам нужно отменить отпуск сотрудника, вы можете сразу же предложить другую дату, которая будет безотзывной. Если вы берете у кого-то выходной, немедленно сообщите им, чем он будет вознагражден. Если вы уволите кого-то, вы можете дать очень лестные рекомендации будущим работодателям и т. д.

Как говорить о щекотливых вопросах?
Как передать сложную информацию о внешнем виде или запахе сотрудников? Ведь сложная информация - это не только увольнения и отмена отпусков, но и деликатные вопросы, смущающие не только сотрудника. Так как ты об этом говоришь? Как можно поднять эти вопросы, не заставив собеседника чувствовать себя неловко, а иногда и униженно? Граница может быть очень тонкой, и реакцию тоже сложно предугадать, но главное здесь - спокойствие и деловитость.

Неправильный внешний вид
Если кто-то одевается не в соответствии с дресс-кодом компании, ситуация кажется простой - мы просим сотрудника соблюдать правила. Однако бывает, что нет четко определенного способа одеваться, а сотрудник, например, встречается с покупателями, а потом уже в спортивном костюме. Им может это не понравиться, они могут не быть уверены, что к ним относятся серьезно, и поговорить с профессионалом.

Поэтому, когда мы уверены, что это не наши возражения, что дело не только в том, что нам не нравится имидж сотрудника, стоит указать на тот факт, что в некоторых случаях ему приходится менять свою одежду. В то же время, если мы не говорили ему об этом раньше, стоит отметить, что его неинформированность - наша вина.

Неприятный запах
Сложнее сказать сотруднику, что он плохо пахнет. Это проблема не только для клиентов, но и для всех, кто находится в одной комнате с таким человеком, работает с ним и т. д. Такие разговоры никогда не бывают легкими - как сказать о такой деликатной вещи, чтобы кто-то не обиделся? В первую очередь следует рассказать об этом наедине, пригласить сотрудника к себе, встретиться с ним лицом к лицу. Ему может быть неудобно присутствие даже одного дополнительного человека. Давайте представим наши требования к внешнему виду и гигиене сотрудников, давайте сделаем это максимально деликатно («Мы не хотим, чтобы в коллективе кто-то вонял» - конечно, не лучшее решение, которое принесет результат). Мы также можем убедиться, что сотрудник знает об этом, и если да, то мы сможем как-то ему помочь, предложить решение. Также стоит дать понять сотруднику, что он нужен и важен, и что менять нужно только его гигиеническую проблему.

Мы часто не умеем передавать сложную информацию, что может даже вызвать открытые конфликты. Поэтому к такому обстоятельству стоит подготовиться, даже если мы еще не испытали его на практике. Благодаря этому мы улучшим коммуникацию в нашей компании, что положительно скажется на ее деятельности в целом.